eRMS 資源管理系統功能 (管理介面)

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1. 管理員系統登入

• 登入時能選擇繁體或英文

• 用戶能按其需要自行設定其他語言

 

2. 資源管理

• 方便快捷地新增資源，以便管理

• 資源可以是任何物品，如圖書、DVD、文具、期刊、手提電腦、打印機、平板電腦、地圖或合約等，任何能租借的物品都可輸入系統中

• 填寫與資源有關的項目，當搜尋指定資源時，亦會顯示出來，不用每次都大海撈針

• 可選擇只供某群組借用，防止沒權租借的群組借用資料

• 限定資源最多借用日數，方便管理物資

• 清楚看到物資的租借狀態，以便管理物資

• 可自行填寫”租借條碼”，如不輸入，系統會自動編排，有助彈性管理系統

• 簡易新增相同資源的數量，無需再新增一次，節省時間

 

3. 匯入及匯出

• 簡易匯入或匯出資料，Excel 格式

• 備份資料庫, 即使遇上故障亦無須重新輸入資料，可節省時間

 

4. 資源條碼列印

• 方便地列印條碼，列印後可即時使用

• 系統能識別已列印的條碼，有助用戶更有效地反管理物資

• 可選擇性列印名稱，可把它移除，滿足不同客戶需要

• 條碼尺寸可自由調較

 

5. 員工資料管理 

• 便捷地新增員工帳戶，選擇員工級別，方便日後管理

• 方便地看到所有員工的資料及租借狀態

 

6. 員工級別設定

• 可自行設定每位員工的級別，以方便管理

 

7. 員工級別權限設定*

• 可決定員工能借用資源的數目、借用期限、續借次數、預留資源的數目及罰款金額等，有助更效能的管理

• 借用數目: 權限較高的員工，能比較低權限的員工借比較多的資源

• 借用期限: 權限較高的員工，能比較低權限的員工借的時間比較多

• 預留資源的數目: 權限較高的員工，能比較低權限的員工預留較多的資源

• 可自行設定哪些資源是不能外借，只供館內使用，以有效保存資源

• 能設定某些資源只供某權限的員工借用，如較貴重的資源，只供權限較高的員工借用

  

8. 罰款紀錄

• 清楚顯示欠款日期、員工名稱、電郵及欠款金額

• 方便用戶計算及收取罰款

 

9. 員工條碼及借用證列印

• 方便創造及列印員工條碼，以便管理員推出員工借用卡

  

10. 資源借還管理

• 清楚看到每位員工的租借狀態，和有沒有預留物資等，有效處理每位員工的需要

 

10.1架上及借出

• 可方便地租借和歸還物資

 

10.2預約

• 清楚看到所有員工希望預留，及被預留的物資

• 方便地選擇是否預留物資給員工

 

10.3續借

• 用戶可方便地為員工續借

• 看到員工是否達到續借的上限， 以便管理

 

10.4報廢

• 簡易報廢資源

• 資源不會從系統移除，但會顯示已報廢的物資，供管理員作參考及管理

 

11. 租借紀錄及追蹤逾期資料

• 租借紀錄可看到所有被借過的資源，包括歸還及借用日期，員工號碼等

• 用戶可有效地搜尋所有逾期的資源

 

12. 藏書查詢

• 用戶可按需要自行編制索書號

• 索書號有助用戶更方便、快捷地尋找資源的收藏地點

 

13. 借用統計分析

• 提供不同統計分析，如累積借用次數、九十天內借用次數、今年借用次數等，滿足用戶的需要

• 資源統計可看到多少資源仍在架上，和資源是否有效被借出

 

14. 更改系統語言及內容

• 可隨意更改或新增系統語言，為用戶提供更切合其的需要

• 系統可修改語言檔字符，可自行設定任何顯示在系統的物品名稱，如系統不是借圖書，可修改為用戶想借的物品 (圖書 -> 合約, 文件或工具)

• 為每位用戶租借系統度身訂造 

 

15. 電郵借用記錄/預留/提早歸還/逾期歸還通知

• 自行設定電郵通知內容，以便提醒員工歸還資源，物資逾期及預留

• 系統自動設定，可節省管理員的工作，提高效率

• 可自行更改通知的格式，日後給員工的電郵通知就會依這電郵格式傳送